Kopia czy oryginał, czyli czy podpisany skan jest oryginałem?

Dlaczego wciąż mylimy kopię z oryginałem?

W zamówieniach publicznych pytanie „czy to kopia, czy oryginał?” wraca regularnie od momentu elektronizacji postępowań. Wielu Zamawiających i Wykonawców nadal próbuje oceniać dokument elektroniczny tak, jakby był kartką papieru. To prowadzi do niepotrzebnych wątpliwości, nadmiernego formalizmu i błędnych decyzji w postępowaniu.

W świecie papierowym wszystko wydawało się prostsze. Był dokument podpisany ręcznie, była kopia, była parafka, był segregator, a czasem słynne sformułowanie: „sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach”.

W świecie elektronicznym ta logika przestaje działać. Plik można skopiować, przesłać, pobrać, spakować, podpisać, opatrzyć pieczęcią, zmienić mu nazwę albo przenieść do innego systemu. Nie oznacza to jednak automatycznie, że dokument traci swoją ważność albo przestaje być oryginałem.

W praktyce kluczowe są dwie kwestie: treść dokumentu oraz prawidłowy podpis elektroniczny.

Dokument papierowy a dokument elektroniczny: zmiana sposobu myślenia

Jednym z największych wyzwań elektronizacji zamówień publicznych nie jest sama technologia. Jest nim przyzwyczajenie do papieru.

Przez lata nauczyliśmy się myśleć o dokumentach w sposób fizyczny. Oryginał był tym egzemplarzem, który ktoś podpisał długopisem. Kopia była odbitką, skanem albo kserokopią. Liczyło się to, czy kartka jest ta sama, czy podpis jest „na tej kartce” i czy dokument wygląda jak pierwotnie.

W przypadku dokumentu elektronicznego trzeba spojrzeć zupełnie inaczej.

Dokument elektroniczny to dane. Podpis elektroniczny również odnosi się do danych. Weryfikujemy więc nie to, czy plik jest „tą samą kartką”, lecz czy:

• zawiera właściwą treść,
• został opatrzony wymaganym podpisem,
• podpis jest ważny i możliwy do zweryfikowania,
• nie doszło do naruszenia integralności danych,
• sposób przekazania dokumentu odpowiada wymaganiom postępowania.

Dlatego w zamówieniach publicznych warto „zdjąć papierową torbę z głowy” i zacząć oceniać dokumenty elektroniczne elektronicznie, a nie papierowo.

Oryginał elektroniczny, skan i cyfrowe odwzorowanie: czym się różnią?

W praktyce zamówień publicznych często używa się skrótów myślowych. Ktoś mówi: „wyślij oryginał”, „dołącz kopię”, „wystarczy skan”, „podpisz dokument”. Tylko że każde z tych określeń może oznaczać coś innego.

Oryginał dokumentu elektronicznego

Oryginałem dokumentu elektronicznego jest dokument, który od początku powstał w postaci elektronicznej.

Może to być na przykład:

• elektronicznie podpisany certyfikat,
• dokument PDF podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez jego wystawcę,
• elektroniczna referencja wystawiona przez wcześniejszego Zamawiającego,
• elektroniczny katalog producenta opatrzony podpisem lub innym mechanizmem potwierdzającym pochodzenie,
• elektroniczny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentacji.

Jeżeli dokument został wystawiony jako dokument elektroniczny przez właściwy podmiot, co do zasady przekazuje się właśnie ten dokument. Nie należy go drukować, skanować i tworzyć z niego nowego pliku, bo można w ten sposób utrudnić weryfikację jego pochodzenia albo podpisu.

Dokument papierowy

Dokument papierowy to dokument sporządzony w tradycyjnej postaci, na papierze, zwykle z własnoręcznym podpisem, na przykład papierowa referencja podpisana odręcznie, papierowe pełnomocnictwo, papierowy certyfikat zgodności albo zaświadczenie.

W postępowaniu elektronicznym taki dokument nie jest zazwyczaj przekazywany jako fizyczna kartka. Przekazuje się jego elektroniczną kopię, ale nie każda elektroniczna kopia będzie wystarczająca.

Skan i cyfrowe odwzorowanie

Skan to techniczna kopia dokumentu papierowego. Najczęściej jest to plik PDF albo plik graficzny, który pokazuje treść dokumentu.

Cyfrowe odwzorowanie to elektroniczna kopia treści zapisanej w postaci papierowej. Mówiąc prościej: najczęściej będzie to skan dokumentu papierowego. Ważne jest to, że cyfrowe odwzorowanie ma pozwalać na zapoznanie się z treścią dokumentu i jej zrozumienie bez konieczności sięgania do papierowego oryginału.

Sam skan nie zawsze oznacza jeszcze prawidłowo przekazany dokument. Jeżeli przepisy wymagają poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym, to samo zeskanowanie dokumentu będzie dopiero pierwszym krokiem. Drugim jest złożenie odpowiedniego podpisu, który potwierdza zgodność skanu z dokumentem papierowym.

Ważne: podpis złożony na cyfrowym odwzorowaniu nie oznacza, że Wykonawca „wystawia” ten dokument od nowa. Oznacza jedynie, że poświadcza zgodność elektronicznej kopii z papierowym dokumentem.

Czy skan podpisany elektronicznie jest oryginałem?

Jedną z pierwszych dużych wątpliwości po elektronizacji było pytanie, czy skan dokumentu opatrzony podpisem elektronicznym można uznać za oryginał.

Przez pewien czas podejścia były różne. Część Zamawiających uznawała taki dokument, część traktowała go jak kopię. Ostatecznie w praktyce zamówieniowej utrwaliło się podejście, że skan opatrzony właściwym podpisem elektronicznym może być traktowany jako oryginał elektroniczny.

I jest to podejście rozsądne.

Dlaczego? Bo dla oceny dokumentu nie powinno być decydujące to, z jakiego „urządzenia wejściowego” powstała jego treść. Dokument można przygotować na klawiaturze, zeskanować, wygenerować z systemu, zrobić zdjęcie, a nawet podyktować do narzędzia rozpoznającego mowę i zmieniającego fale dźwiękowe w tekst pisany.

Sam sposób wytworzenia treści nie jest najważniejszy. Najważniejsze jest to, czy dokument zawiera wymaganą treść i czy został prawidłowo podpisany.

Przykład: referencje papierowe podpisane elektronicznie

Weźmy praktyczny przypadek.

Wykonawca otrzymał referencje wystawione pierwotnie w formie papierowej. Ponieważ postępowanie prowadzone jest elektronicznie, Wykonawca prosi swojego klienta o podpisanie elektronicznie skanu tych referencji. Klient podpisuje plik kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Następnie Wykonawca, chcąc przekazać dokument Zamawiającemu, sam również podpisuje ten plik.

Jak ocenić taki dokument?

Po pierwsze, sam skan papierowych referencji należy co do zasady traktować jako cyfrowe odwzorowanie dokumentu papierowego, czyli w uproszczeniu elektroniczną kopię treści dokumentu papierowego.

Po drugie, jeżeli taki skan zostaje opatrzony właściwym podpisem elektronicznym przez wystawcę referencji, sytuacja się zmienia. Mamy już dokument elektroniczny zawierający treść referencji i podpis osoby lub podmiotu, który te referencje wystawia.

Po trzecie, dodatkowy podpis Wykonawcy nie powinien automatycznie powodować, że dokument traci charakter oryginału elektronicznego albo staje się wyłącznie „kopią za zgodność z oryginałem”.

Czy dodatkowy podpis Wykonawcy zmienia charakter dokumentu?

W mojej ocenie: zdecydowanie nie.

Jeżeli dokument został prawidłowo przygotowany i podpisany przez podmiot uprawniony do jego wystawienia, to dodatkowe opatrzenie pliku podpisem Wykonawcy nie odbiera mu pierwotnego znaczenia.

Porównajmy to do świata papierowego.

Jeżeli Wykonawca otrzymał oryginalne referencje podpisane własnoręcznie przez swojego klienta, a następnie postawił na nich parafkę, czy ta parafka pozbawiła dokument oryginalności? Nie.

Jeżeli dokument został przedziurkowany, bo trafił do segregatora, czy przestał być oryginałem? Nie.

Jeżeli kartka została zgięta, opisana ołówkiem albo pojawiło się na niej kółko po kawie, czy to automatycznie pozbawia ją autentyczności? Oczywiście, że nie.

Podobnie jest z plikami. Dodatkowy podpis, pieczęć elektroniczna, spakowanie do pliku ZIP czy zmiana nazwy pliku nie muszą oznaczać, że dokument przestaje być prawidłowy. Trzeba badać, czy zachowana została treść, integralność i możliwość weryfikacji podpisu.

Kiedy podpis Wykonawcy pomaga, a kiedy niczego nie zmienia?

Podpis Wykonawcy ma sens wtedy, gdy Wykonawca:

• składa własne oświadczenie,
• podpisuje dokument, który sam sporządził,
• poświadcza zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym,
• podpisuje plik zawierający kilka dokumentów, jeżeli taka forma jest stosowana.

Podpis Wykonawcy nie zastępuje jednak dokumentu, który powinien pochodzić od innego podmiotu.

Przykład: referencja bez podpisu wystawcy

Wykonawca otrzymuje zwykły plik PDF z treścią referencji, ale bez podpisu wystawcy. Następnie podpisuje ten plik własnym podpisem.

Czy podpis Wykonawcy rozwiązuje problem?

Jego podpis nie ma znaczenia: nie jest błędem formalnym, ale też nie powinien uśpić czujności Zamawiającego. Jeżeli dokument ma potwierdzać doświadczenie Wykonawcy na podstawie oświadczenia podmiotu trzeciego, kluczowe jest pytanie: czy jestem w stanie zweryfikować prawdziwość tych referencji? Czy widnieje na dokumencie podpis lub inne informacje pozwalające zidentyfikować, a w razie potrzeby zweryfikować, wystawcę referencji?

Przykład: wykaz dostaw podpisany przez Wykonawcę

Wykonawca przygotowuje wykaz dostaw i podpisuje go właściwym podpisem elektronicznym. Tu podpis Wykonawcy jest prawidłowy, bo wykaz jest dokumentem sporządzanym przez Wykonawcę.

Przykład: katalog producenta podpisany przez Wykonawcę

Wykonawca pobiera katalog producenta i podpisuje go własnym podpisem elektronicznym. Taki podpis nie jest błędem. Jeżeli katalog producenta jest w oryginale w postaci elektronicznej, wystarczy go przekazać Zamawiającemu. Nie musi być podpisany przez producenta.

Nieskończona liczba „oryginałów” w świecie elektronicznym

W papierze liczba oryginałów była ograniczona. Można było przygotować jeden egzemplarz, dwa egzemplarze albo kilka egzemplarzy „jednobrzmiących”.

W świecie elektronicznym jest inaczej.

Wykonawca podpisuje plik na swoim komputerze. Następnie przesyła go przez platformę, pocztę elektroniczną albo inny środek komunikacji elektronicznej. Plik zapisuje się po stronie nadawcy, odbiorcy, systemów pośredniczących, kopii zapasowych, folderów roboczych, repozytoriów dokumentów i archiwów.

W praktyce ten sam podpisany dokument może istnieć w wielu lokalizacjach jednocześnie.

Czy to oznacza, że tylko pierwszy plik jest oryginałem, a wszystkie pozostałe są kopiami? Takie myślenie zupełnie nie pasuje do dokumentów elektronicznych.

W przypadku pliku ważniejsze jest to, czy dane pozostają zgodne, czy podpis nadal można zweryfikować i czy nie doszło do naruszenia integralności. Elektroniczny dokument nie działa tak jak kartka papieru, której „oryginalność” wiążemy z jednym fizycznym nośnikiem.

Co naprawdę ma znaczenie: treść i prawidłowy podpis

Najprostsza zasada brzmi:

Liczy się treść dokumentu i prawidłowy podpis.

Oczywiście ta zasada nie zwalnia z analizy konkretnych przepisów, wymagań SWZ, rodzaju dokumentu ani sposobu jego przekazania. Inaczej będziemy patrzeć na ofertę, inaczej na podmiotowe środki dowodowe, inaczej na pełnomocnictwo, a jeszcze inaczej na gwarancję wadialną.

Jednak w wielu codziennych sytuacjach nadmierne skupienie na tym, czy plik jest „kopią” w sensie potocznym, prowadzi do błędnych wniosków.

W przypadku dokumentów elektronicznych warto zadać sobie przede wszystkim pytania:

1. Czy dokument zawiera wymaganą treść?
2. Czy został podpisany przez właściwą osobę lub podmiot?
3. Czy zastosowano wymagany rodzaj podpisu?
4. Czy podpis można poprawnie zweryfikować?
5. Czy plik nie został zmieniony w sposób naruszający integralność?
6. Czy dokument został przekazany zgodnie z wymaganiami postępowania?
7. Czy SWZ nie przewiduje szczególnych wymagań dotyczących formatu lub sposobu złożenia dokumentu?

Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają ocenić dokument rzetelnie.

Kto wystawił dokument i w jakiej postaci powstał?

Ten sam dokument (na przykład potwierdzenie należytego wykonania dostawy, katalog producenta, certyfikat, wykaz usług albo pełnomocnictwo) może być oceniany inaczej w zależności od tego, kto go wystawił, czy powstał jako dokument elektroniczny czy papierowy, kto i jak poświadczył jego zgodność oraz czy podpis złożony na pliku pełni właściwą funkcję.

Dlatego pytanie „czy dokument jest podpisany?” nie zawsze jest wystarczające. Lepsze pytanie brzmi: co to za dokument, kto go wystawił i w jakiej postaci powstał pierwotnie?

Dokument wystawiony przez podmiot trzeci

Chodzi o dokumenty wystawione przez podmioty inne niż Wykonawca, konsorcjant, podmiot udostępniający zasoby albo podwykonawca, na przykład referencje wystawione przez wcześniejszego Zamawiającego, certyfikat wydany przez jednostkę certyfikującą, katalog lub kartę techniczną producenta, zaświadczenie z właściwego rejestru albo dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania.

Jeżeli dokument został wystawiony przez upoważniony podmiot jako dokument elektroniczny, przekazuje się ten dokument.

Przykład: producent wystawia elektroniczny katalog produktu albo dokument potwierdzający parametry techniczne i opatruje go podpisem elektronicznym. Wykonawca przekazuje ten dokument w postępowaniu.

Ocena: co do zasady prawidłowo.

Jeżeli dokument został wystawiony przez upoważniony podmiot w postaci papierowej, przekazuje się jego cyfrowe odwzorowanie opatrzone odpowiednim podpisem elektronicznym, poświadczającym zgodność z dokumentem papierowym.

Przykład: Wykonawca posiada papierową referencję podpisaną odręcznie przez wcześniejszego Zamawiającego. Skanuje dokument i podpisuje plik w celu poświadczenia zgodności skanu z papierowym oryginałem.

Ocena: co do zasady prawidłowo.

Przykład przeciwny: Wykonawca skanuje papierową referencję i przesyła sam PDF bez podpisu poświadczającego zgodność.

Ocena: ryzykowne i co do zasady nieprawidłowe, jeśli w danej sytuacji wymagane jest poświadczenie zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym.

Dokument sporządzony przez Wykonawcę

Chodzi o dokumenty, które nie zostały wystawione przez upoważniony podmiot trzeci, na przykład wykaz dostaw, usług albo osób, oświadczenie Wykonawcy, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, dokument przygotowany przez Wykonawcę na potrzeby postępowania albo pełnomocnictwo. Wykonawca nie tylko przekazuje taki dokument, ale często jest też jego autorem albo podmiotem składającym oświadczenie.

Jeżeli Wykonawca przygotowuje dokument elektronicznie, powinien go podpisać właściwym podpisem.

Przykład: Wykonawca przygotowuje wykaz usług w PDF i podpisuje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w postępowaniu poniżej progów unijnych odpowiednio podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym.

Ocena: co do zasady prawidłowo.

Jeżeli dokument został sporządzony w postaci papierowej i podpisany odręcznie, w postępowaniu elektronicznym przekazuje się cyfrowe odwzorowanie takiego dokumentu opatrzone właściwym podpisem poświadczającym zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym.

Przykład: pełnomocnictwo zostało podpisane odręcznie przez mocodawcę. W postępowaniu elektronicznym przekazywany jest skan pełnomocnictwa. Zgodność skanu z dokumentem papierowym powinna zostać poświadczona przez mocodawcę albo notariusza.

Ocena: prawidłowo, jeśli poświadczenia dokonuje właściwy podmiot.

Podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe: przykłady

Podmiotowe środki dowodowe służą potwierdzeniu sytuacji Wykonawcy, np. jego doświadczenia, zdolności technicznych, kwalifikacji, uprawnień albo braku podstaw wykluczenia. Przedmiotowe środki dowodowe dotyczą przedmiotu zamówienia: mają potwierdzać, że oferowane dostawy, usługi albo roboty budowlane spełniają wymagania Zamawiającego. Nie każdy z tych dokumentów będzie miał tę samą formę, a najważniejsze pytanie znowu brzmi: kto wystawił dokument i w jakiej postaci?

Wykaz dostaw

Wykaz dostaw przygotowuje Wykonawca. Nie jest to dokument wystawiony przez podmiot trzeci. Jeżeli wykaz powstaje elektronicznie, Wykonawca powinien podpisać go właściwym podpisem elektronicznym. Jeżeli wykaz został sporządzony papierowo i podpisany odręcznie, przekazuje się jego cyfrowe odwzorowanie opatrzone podpisem poświadczającym zgodność z dokumentem papierowym.

Referencja

Referencja jest zwykle dokumentem wystawionym przez inny podmiot, np. wcześniejszego Zamawiającego albo odbiorcę usług. Jeżeli referencja została wystawiona elektronicznie, przekazuje się ten dokument. Jeżeli referencja została wystawiona papierowo, przekazuje się jej cyfrowe odwzorowanie z odpowiednim poświadczeniem zgodności.

Zaświadczenie z rejestru

Jeżeli zaświadczenie zostało wygenerowane jako dokument elektroniczny, należy przekazać dokument elektroniczny. Jeżeli Wykonawca dysponuje wyłącznie dokumentem papierowym, przekazuje jego cyfrowe odwzorowanie, o ile jest ono wymagane w postępowaniu i poświadczone zgodnie z właściwymi zasadami.

Katalog producenta jako PDF

Producent udostępnia katalog produktu w PDF. Jeżeli jest to dokument elektroniczny pochodzący od producenta, Wykonawca przekazuje ten dokument. Jeżeli natomiast Wykonawca drukuje katalog, skanuje go i wysyła jako nowy plik, tworzy cyfrowe odwzorowanie dokumentu papierowego. To może niepotrzebnie skomplikować sytuację.

Papierowy certyfikat zgodności

Wykonawca posiada certyfikat zgodności wydany na papierze i podpisany odręcznie przez jednostkę certyfikującą. W takim przypadku przekazuje cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu, opatrzone podpisem poświadczającym zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym.

Karta techniczna przygotowana przez Wykonawcę

Jeżeli karta techniczna nie pochodzi od producenta, lecz została przygotowana samodzielnie przez Wykonawcę na potrzeby postępowania, nie jest dokumentem wystawionym przez upoważniony podmiot trzeci. Wtedy Wykonawca powinien potraktować ją jak własny dokument i opatrzyć właściwym podpisem.

Dokumenty w paczce ZIP: czy podpisanie paczki wystarczy?

W praktyce Wykonawcy często przekazują kilka dokumentów w jednym pliku skompresowanym, np. ZIP.

Jeżeli plik zawierający skompresowane dokumenty zostanie opatrzony właściwym podpisem, jest to równoznaczne z opatrzeniem podpisem dokumentów znajdujących się w tym pliku.

To ważne ułatwienie, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów. Podpisanie paczki dokumentów nie zmienia charakteru dokumentów znajdujących się w środku. Jeżeli w paczce znajduje się:

• wykaz dostaw sporządzony przez Wykonawcę: podpis paczki może obejmować ten dokument,
• skan papierowej referencji: podpis może pełnić funkcję poświadczenia zgodności, o ile jest złożony przez właściwy podmiot,
• elektroniczny katalog producenta: nadal warto zachować możliwość weryfikacji, że dokument pochodzi od producenta,
• pełnomocnictwo: trzeba pamiętać o szczególnych zasadach dotyczących tego, kto poświadcza zgodność cyfrowego odwzorowania, tj. jedynie notariusz.

Papierowo czy elektronicznie? Praktyczne porównanie

Poniżej krótkie porównanie, które pomaga zmienić perspektywę z papierowej na elektroniczną.

To porównanie oczywiście upraszcza rzeczywistość, ale dobrze pokazuje najważniejszą różnicę: w elektronice nie badamy papieru, tylko dane, podpis i integralność.

Najczęstsze błędy przy ocenie dokumentów elektronicznych

Błąd 1: drukowanie dokumentu elektronicznego

Wydruk dokumentu elektronicznego nie staje się automatycznie jego oryginałem. Jeżeli dokument został podpisany elektronicznie, to jego wartość wynika z danych i podpisu, a nie z kartki papieru, na której go wydrukowano.

Drukowanie może pomóc w zapoznaniu się z treścią, ale nie służy do pełnej oceny podpisu elektronicznego. Drukowanie dokumentu elektronicznego i ponowne skanowanie tworzy kopię, która może utrudnić weryfikację podpisu lub pochodzenia.

Błąd 2: ocenianie podpisu po tym, czy „widać go na dokumencie”

Podpis elektroniczny nie zawsze jest widoczny graficznie na pierwszej stronie pliku. Brak graficznej adnotacji typu „podpisano elektronicznie” nie musi oznaczać, że podpisu nie ma.

I odwrotnie: sama graficzna informacja o podpisie nie zastępuje weryfikacji technicznej podpisu.

Błąd 3: uznanie, że zmiana nazwy pliku „niszczy dokument”

Zmiana nazwy pliku nie musi oznaczać naruszenia podpisu lub integralności dokumentu. Wszystko zależy od rodzaju podpisu, sposobu jego złożenia i tego, czy podpis nadal można zweryfikować.

Błąd 4: automatyczne odrzucanie dokumentu z dodatkowym podpisem

Dodatkowy podpis Wykonawcy na pliku nie musi oznaczać, że dokument stał się kopią. Trzeba sprawdzić, kto podpisał dokument, w jakim celu i czy pierwotny podpis zachował ważność.

Błąd 5: mylenie dokumentu elektronicznego z cyfrowym odwzorowaniem

Nie każdy plik PDF jest dokumentem elektronicznym w tym samym sensie. Inaczej oceniamy dokument od początku sporządzony elektronicznie i podpisany elektronicznie, a inaczej skan dokumentu papierowego, który dopiero później został podpisany lub poświadczony. Najpierw trzeba ustalić, jak dokument powstał.

Błąd 6: przesyłanie niepodpisanego skanu dokumentu papierowego

Jeżeli dokument papierowy powinien zostać przekazany jako cyfrowe odwzorowanie poświadczone za zgodność, sam skan może być niewystarczający.

Błąd 7: poświadczanie pełnomocnictw

Należy pamiętać, że pełnomocnictwo na mocy art. 99 Kodeksu cywilnego musi być podpisane elektronicznie. Jeżeli zostało wystawione w oryginale papierowo, to jedyną dopuszczalną formą poświadczenia takiego pełnomocnictwa jest poświadczenie notarialne, przy użyciu podpisu elektronicznego.

Błąd 8: pomijanie wymagań SWZ

Nawet jeżeli przepisy dopuszczają określone rozwiązania techniczne, Zamawiający może w dokumentach zamówienia doprecyzować sposób komunikacji, formaty plików i wymagania organizacyjne. Dlatego zawsze trzeba zestawić dokument z wymaganiami konkretnego postępowania.

Błąd 9: brak kwalifikowanej walidacji podpisu

W przypadku dokumentów elektronicznych nie wystarczy „otworzyć PDF-a”. Podpis trzeba zweryfikować odpowiednim narzędziem. W praktyce warto zadbać o kwalifikowaną walidację podpisów, szczególnie przy dokumentach istotnych dla oceny oferty.

Checklista: jak ocenić dokument elektroniczny

Przed oceną dokumentu (a po stronie Wykonawcy przed jego wysłaniem) warto przejść przez krótką checklistę.

1. Co to za dokument?

Czy jest to integralna część oferty, podmiotowy środek dowodowy, przedmiotowy środek dowodowy, pełnomocnictwo, oświadczenie Wykonawcy, dokument wystawiony przez producenta, dokument potwierdzający umocowanie czy inny dokument wymagany w postępowaniu?

2. Kto wystawił dokument?

Czy dokument pochodzi od Wykonawcy, członka konsorcjum, podmiotu udostępniającego zasoby, podwykonawcy, producenta, jednostki certyfikującej, wcześniejszego Zamawiającego czy innego podmiotu trzeciego?

3. W jakiej postaci dokument powstał?

Czy dokument w oryginale powstał elektronicznie, czy papierowo?

4. Czy przekazany plik jest oryginałem dokumentu elektronicznego czy cyfrowym odwzorowaniem?

Jeżeli jest oryginałem dokumentu elektronicznego, zasadniczo przekazuje się ten dokument. Jeżeli jest cyfrowym odwzorowaniem dokumentu papierowego, trzeba sprawdzić, czy zostało prawidłowo poświadczone.

5. Kto powinien złożyć podpis?

Nie zawsze Wykonawca. Czasem podpis powinien pochodzić od wystawcy dokumentu, czasem od Wykonawcy jako podmiotu poświadczającego zgodność skanu, czasem od mocodawcy, a czasem poświadczenia może dokonać wyłącznie notariusz.

6. Czy podpis ma właściwą funkcję?

Podpis może potwierdzać złożenie oświadczenia, poświadczać zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem papierowym, obejmować dokumenty w paczce ZIP albo potwierdzać pochodzenie dokumentu od jego wystawcy. Te funkcje nie są tożsame.

Po tych sześciu krokach pozostaje sprawdzić podpis i integralność pliku według pytań z sekcji „Co naprawdę ma znaczenie”.

Dobra praktyka dla Zamawiających

Zamawiający powinni w SWZ jasno określać wymagania dotyczące sporządzania i przekazywania dokumentów elektronicznych. Im mniej niejasności na etapie składania ofert i dokumentów, tym mniejsze ryzyko sporów.

Warto wskazać w szczególności:

• dopuszczalne formaty plików,
• wymagany rodzaj podpisu,
• sposób podpisywania paczek ZIP,
• sposób przekazywania dokumentów,
• wymagania dotyczące walidacji podpisów,
• zasady składania dokumentów przez konsorcja i pełnomocników,
• zasady dotyczące dokumentów wystawianych przez podmioty trzecie.

Warto też jasno skategoryzować w SWZ każdy dokument, który Wykonawca ma złożyć: czy jest to integralna część oferty, podmiotowy środek dowodowy czy przedmiotowy środek dowodowy, i czy przewidujemy jego uzupełnienie.

To nie jest zbędny formalizm. To praktyczna ochrona postępowania przed wątpliwościami.

Dobra praktyka dla Wykonawców

Wykonawcy powinni przed złożeniem dokumentów sprawdzić nie tylko to, czy plik „się otwiera”, ale także to, czy podpis został złożony prawidłowo.

Przed wysłaniem dokumentów warto zweryfikować:

• czy podpisano właściwy plik,
• czy podpis złożyła uprawniona osoba,
• czy zastosowano odpowiedni rodzaj podpisu,
• czy podpis obejmuje wszystkie wymagane dokumenty,
• czy plik ZIP został podpisany zgodnie z wymaganiami,
• czy nie pomylono dokumentów między postępowaniami,
• czy dokument został przekazany przez właściwy kanał komunikacji.

W elektronizacji drobny błąd techniczny może mieć poważne skutki formalne.

Zobacz także materiał wideo

Jeżeli chcesz pogłębić temat, obejrzyj odcinek poświęcony temu, kiedy dokument jest oryginałem w zamówieniach publicznych:

Podpis elektroniczny w zamówieniach publicznych | Czy wiesz, kiedy dokument jest oryginałem?

Podsumowanie

W elektronicznych zamówieniach publicznych nie możemy mechanicznie przenosić pojęć z papieru na pliki. Dokument elektroniczny trzeba oceniać przez pryzmat danych, podpisu, integralności i wymagań konkretnego postępowania.

Najważniejsza zasada pozostaje prosta:

Jeżeli dokument zawiera właściwą treść, został prawidłowo podpisany i można zweryfikować jego integralność, to dodatkowe czynności techniczne (takie jak przesłanie, skopiowanie, spakowanie czy opatrzenie dodatkowym podpisem) nie muszą odbierać mu prawidłowości.

Ocenę warto zaczynać od pytania, kto wystawił dokument i w jakiej postaci powstał pierwotnie. Jeżeli został wystawiony elektronicznie przez właściwy podmiot, przekazuje się ten dokument. Jeżeli został wystawiony papierowo, przekazuje się jego cyfrowe odwzorowanie opatrzone właściwym podpisem poświadczającym zgodność.

Nie pytajmy więc wyłącznie: „czy to kopia, czy oryginał?”. Pytajmy raczej: czy ten dokument, w tej postaci, z tym podpisem, spełnia wymagania przepisów i konkretnego postępowania?

To dużo lepszy kierunek myślenia w pełni elektronicznych zamówieniach publicznych.

FAQ